Datenpools dienen der Gliederung und Strukturierung Ihrer anfallenden Akten. Jede Akte gehört hierbei einem spezifischen Datenpool an. An der Datenpoolstruktur hängt die Aktenzeichen- und Rechnungsnummern-Vergabe, sowie das Rechtemanagement. Das heißt, Sie können die Darstellung Ihrer Aktenzeichen und Rechnungsnummern für jeden Datenpool individuell festlegen und genau definieren welcher Benutzer in welchem Datenpool welche Rechte hat. Bei mehreren Berufsträgern bietet es sich beispielsweise an, für jedes Dezernat einen eigenen Datenpool anzulegen. Die Datenpools können jedoch auch die Akten nach Rechtsgebieten oder „Projekten“ strukturieren. Dabei ist es jeder Kanzlei selbst überlassen, ob und wie sie mit dieser Datenpoolstruktur arbeitet.