Seit drei Jahren unterstützt Frau Gasparini die Rischmüller & Seide Rechtsanwaltskanzlei für Verkehrsrecht in Braunschweig und ist sehr glücklich über Ihre Entscheidung, nun in einer komplett digitalen Kanzlei zu arbeiten. Mit über 5.000 Akten pro Jahr und einem sehr großen Datenaufkommen ist die moderne Kanzlei in der Volkmaroder Str. 8c in Braunschweig in den vergangenen Jahren stetig gewachsen. Möglich machte dies unter anderem die Kanzleisoftware jur|nodes, die als Eigenentwicklung in der Verkehrsrechtskanzlei entsprungen und mittlerweile aus dem Kanzleialltag nicht mehr wegzudenken ist. In folgender Story wird uns Frau Gasparini einen Einblick in ihren spannenden Kanzleialltag geben.
Ihre Ausbildung zur Fachkraft für Schadenbearbeitung absolvierte Giovanna Gasparini in einer Kanzlei, die nur wenig digital arbeitete. Zwar hatte die Kanzlei eine Software – diese wurde aber nur unterstützend genutzt: Papierakten waren also trotzdem an der Tagesordnung. Einen großen Teil Ihrer wertvollen Arbeitszeit verbrachte Sie also damit Handakten zu suchen, holen und Dokumente auszufüllen und abzuheften. Als “fehleranfällig und nicht besonders angenehm” beschreibt sie die Arbeit.
Ganz anders als die Arbeit jetzt:
Ich genieße es so sehr in der digitalisierten Kanzlei zu arbeiten – wiederkehrende Arbeitsabläufe werden dank Vorlagen und Automatisierungen in jur|nodes fast wie von selbst erledigt.
Genug zu tun gibt es für die MitarbeiterInnen der Kanzlei aber trotzdem - in allen Arbeitsschritten werden sie dabei von der Kanzleisoftware jur|nodes unterstützt. Die Umstellung von hauptsächlich analoger Kanzleiarbeit mit Software-Unterstützung zu digitaler Kanzleiarbeit fiel Frau Gasparini sehr leicht:
jur|nodes ist so intuitiv zu bedienen: mit wenigen Klicks ist man immer da, wo man hinmöchte.
Besonders toll ist, dass jur|nodes so übersichtlich ist. Wenn man beispielsweise eine Akte ohne Wiedervorlage schließen möchte, wird man von jur|nodes darauf hingewiesen, um nichts zu vergessen. Speziell unter Zeitdruck sind solche Features sehr wertvoll. Man vergisst nichts, macht weniger Fehler und spart trotzdem noch Zeit.”
Der Tag von Frau Gasparini beginnt meist zeitig im Büro - gegen 8:00Uhr sind alle MitarbeiterInnen im Büro, die nicht von zu Hause arbeiten oder Auswärtstermine haben. Als erstes startet Frau Gasparini Ihren Rechner, schaltet ihre 2 Monitore an und loggt sich über ihren Standard-Browser in jur|nodes ein. Auf dem übersichtlichen Dashboard von jur|nodes erhält sie direkt einen Überblick über heute und morgen anstehende Fristen und ToDo’s, Akten ohne Wiedervorlage, heutige Gerichtstermine der Rechtsanwälte und die weiteren Termine der Woche. Das ist sehr effizient und sorgt dafür, dass die Kanzlei die wichtigen Termine immer parat hat.
Einen ganz typischen Tagesablauf hat Frau Gasparini nicht, ist aber verantwortlich für die Termineinhaltung der Rechtsanwälte, sowie für das tägliche Fristenmanagement. Dabei wird sie insbesondere vom digitalen Fristenbuch und dem synchronisierten Kalender in jur|nodes unterstützt. Im Zuge ihrer täglichen Fristenkontrolle hat Frau Gasparini die Möglichkeit, alle Fristen des Tages abzugleichen, sodass keine wichtige Frist verstreicht.
Klare Verantwortlichkeiten sind in der Großkanzlei für einen reibungslosen Ablauf enorm wichtig. Ihre sechs Kolleginnen der Schadensabwicklung übernehmen allesamt Spezialaufgben im Team - ebenso wie Frau Gasparini. Damit sich trotz der vielen Benutzer niemand in die Quere kommt, werden Sie durch das unterschiedliche Rechte- und Rollenmanagement in jur|nodes unterstützt. So ist es beispielsweise möglich, das digitale Fristenbuch nur für bestimmte Benutzer freizuschalten. Es wird gewährleistet, dass nur die Benutzer, die das jeweilige Feature auch in ihrer täglichen Arbeit benötigen Zugriff darauf enthalten. Dadurch kommt es kommt zu weniger Missverständnissen im Team und effizienteren Strukturen.
Für Ihre Aufgabe des Terminmanagements beschreibt es Frau Gasparini als sehr hilfreich, dass Sie in jur|nodes im Kalender-Bereich mehrere Kalender gleichzeitig und nebeneinander einsehen kann. So kann sie die Kalender des Bürovorstehers gleich neben den Kalendern der drei RechtsanwältInnen und zwei Partnern anzeigen lassen. Täglich informiert Frau Gasparini die AnwältInnen über die wichtigsten (Gerichts-)Termine und kann bei Bedarf auch schnell Termine koordinieren und für Vertretungen sorgen.
Beim E-Mail-Versand wird Frau Gasparini insbesondere von den E-Mail-Vorlagen in jur|nodes unterstützt.
Wir schreiben täglich so viele E-Mails, da ist es wirklich toll, dass alle Informationen aus der Akte bereits automatisiert ausgelesen werden und man nicht ständig neue Formulierungen parat haben muss.
Mit Hilfe von Bausteinen sind im jur|nodes Word-AddIn unterschiedliche Module für verschiedene Unfallhergänge hinterlegt. Neue Module lassen sich anhand von DocVariablen in Word ganz einfach ergänzen. Automatisch werden in jur|nodes zuvor angereicherte Informationen aus der Akte eingefügt - beispielsweise der Name des Sachverständigen, die gegnerische Versicherung, das Aktenzeichen, Kurzrubrum sowie die Anschriften der Beteiligten. Beim Anschreiben an die Versicherung können die Fachangestellten der Rischmüller & Seide Rechtsanwaltskanzlei so einfach das benötigte Modul auswählen und wiederkehrende Sachverhalte viel effizienter und jederzeit auf gleichbleibendem, hohem Niveau bearbeiten.
Das Top-Feature, auf das Frau Gasparini in ihrer Arbeit nicht mehr verzichten möchte, ist die praktische beA-Anbindung von jur|nodes
Man muss sich nicht mehr in die beA-Webanwendung einwählen und hat nur eine Benutzeroberfläche, aus der alle Informationen für die beA-Nachrichten ganz einfach bereitgestellt werden.
Die nahtlose Integration funktioniert laut Frau Gasparini “viel besser und spart viele Nerven in der Kommunikation mit Gerichten und anderen Instanzen.”
Dank der cloudbasierten Kanzleisoftware jur|nodes kann Frau Gasparini mittlerweile sogar ganz bequem von zu Hause aus im Home-Office arbeiten. Ihre KollegInnen vor Ort in der Kanzlei können dann das Einscannen und Digitalisieren der analogen Post vornehmen. Alle weiteren Tätigkeiten lassen sich von jedem Ort mit Internet-Zugang erledigen. So geht modernes Arbeiten heute!
Ob sie sich vorstellen könnte, wieder auf die herkömmliche Arbeitsweise der alten Kanzlei zu arbeiten, wollen wir abschließend noch gern von Frau Gasparini wissen.
Man gewöhnt sich sehr schnell an das effiziente Arbeiten und die hohe Zeitersparnis, die eine gut eingerichtete Software mit sich bringt. In der heutigen Zeit sind diese Dinge unerlässlich.
Außerdem fügt sie noch schmunzelnd hinzu: “Auf die einzigartige beA-Integration von jur|nodes möchte ich nie wieder verzichten müssen. ”
Vielen Dank für die tollen abschließenden Worte - Wir wünschen Ihnen und der Kanzlei Rischmüller & Seide das Allerbeste!
Weitere Informationen zur Rischmüller & Seide Rechtsanwaltskanzlei finden Sie unter www.verkehrsrecht-bs.de
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